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医院财务管理中POS结算方式带来的相关风险

摘要:随着当下社会经济的快速发展,群众的消费支付观念也随之改变,诸如医院医疗费用支付方式的多元化,由传统纸币交易慢慢转变为银行卡结算,这个趋势明显给患者及医院带来了便利,但同时也给医院财务管理带来相关风险,因此,需要医院财务管理人员足够重视起来并加以解决。文章主要首先对POS结算方式带来的相关风险进行分析,同时针对相关问题提出相应一系列解决措施。

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引言

销售终端(point of sale,POS)意指用于特约商户受理银行卡消费,近些年来,群众日常生活消费银行卡使用率明显呈上升趋势,而随着POS机广泛运用进医院,其交易数量在医院结算中得到快速增加,而需要注意的是POS结算方式影响到医院会计循环的效率及其信息质量。


一、POS结算方式下医院财务存在的风险

1.交易风险

当患者在医院进行刷卡支付时,一些收费员不熟悉使用POS机,因此极其容易发生POS机由于错误的操作而发生故障并且导致病患刷卡没有得到响应,此外,由于POS机系统的响应速度受到网络信号及线路等而延响应迟,以至于发生死机、交易未成功等现象使得患者重复刷卡,这就给医院收费管理及病患带来了较大的不便。


2.套刷风险

绝大多数医院为了存在着一人多岗、一岗多职的不良现象,倘若一个窗口收费人员同时可以办理多项职务,那就无法对POS机结算业务所涉及的各个流程实以有效控制,极其容易被心思不纯之人钻空子,其可在遇到现金及银行卡互串支付时擅自单方确认同时进行调整,这严重违反了我国关于金融相关业务特许经营以及现金管理的有关法律规定,同时,此不良现象将对医院财务管理造成相当严重的损害。


3.盗刷风险

当下社会存在着一些不良群体,其以偷取他人银行卡及信用卡为个人职业,将他人卡片信息进行复制做成克隆卡,此行为严重触犯到非法侵占他人财产。而大多数医院窗口收费人员未接受专业培训,不具备卡片真假识别能力及专业工具,没办法及时发现克隆卡,因此,若是出现盗刷现象,医院将可能担责风险。


4.管理风险

在POS机结算操作中其流程具有相当严格的限制,医院基本户的回款往往都会有着2-3天的滞后期,而这也导致银行实际回款账单与医院POS机刷卡账单存在一定程度的差异,倘若不能第一时间进行对账及作出调整,将给医院财务往来账款管理造成相应的风险。


二、针对POS结算方式下医院财务问题相关解决措施

1.加强对收费人员的相关培训

对医院财务收费人员进行业务素养相关培训,同时定期要请银行专业人士对住院及门诊等窗口收费处的工作人员展开银行卡相关知识讲座,诸如:识别银行卡的真假、正确操作POS机刷卡以及典型的错误使用案例和无相应操作等解决办法,以此有效提高收费人员使用POS机结算能力,进一步避免人为操作失误给医院带来的损失。


2.对结算流程进行优化

加强患者POS机刷卡结算环节的控制,刷卡过程中严格依照银联相关要求规范操作,以此避免刷卡风险。同时,财务收费人员在患者或其家属进行POS机刷卡时首先应对银行卡进行辨识以及核查卡片有效期,并要求持卡人进行消费签字,与其账户上的签名加以比对,确认无误后还需将POS单商户联回收保存。此外,还需设立稽核制度,相关稽核人员对收费员每日上交的刷卡单据进行审核确认,诸如:消费单据金额是否无误、持卡人是否予以签名、数量一致等问题,以此避免患者对于未经签名的消费单产生质疑而导致医院承担相关风险。


3.有效完善财务制度

(1)岗位责任制的完善:合理设置POS刷卡机业务相关职位,明确职责权限,分离POS机消费的执行和取消,声明这项工作不能一人完成,同时杜绝一人多岗、一岗多人的现象发生,诸如:负责POS机刷卡业务的工作人员不能作为POS机刷卡票据存根联的保管员,同时也不能担任POS机刷卡票据稽核工作等,以此形成良好的平衡及监督机制。

(2)实行授权审批制度:负责POS机刷卡收费人员只能负责其消费操作,若需撤销刷卡消费或者调整支付方式必须通过上一级财务管理人员进行签字核实才可操作,若出现现金及银行卡支付合并支付时,收费员必须及时写明其原因通过上级签字后对当日收费报表进行调整,同时将原表及调整原因一同上交至财务科。

(3)退費制度加以严格:依据时间不同的退费情况对患者退费的审批流程加以完善,若退费与缴费在同一日,可由相关负责人或授权人给予签字方可直接退费,若不在同一日,要求患者及其家属填写详细退费申请单(退费项目、缘由、金额)通过相关各个负责人签字后才予以办理退费,此外,对于单张退费金额在2000元以上的情况,必须由财务科负责任审批签字,同时退费金额还须严格遵守银联公司关于pos机刷卡结算后退费管理相关规定,从哪里支出须便退回哪里,杜绝现金退费的现象,从根本上避免套现风险。

(4)与银联建立相关对账制度:将医院收费处POS机刷出的消费单与银联提供的商户交易已收清单实施对账工作,对交易清单上每笔消费及撤销消费的相关明细信息进行核实,以便第一时间发现问题并及时解决问题,以此对医院收费处POS机结算带来保障。


三、结语

综上所述,POS结算作为当下较为新潮的一种支付方式,为消费者及医院双方都提供了较大便利度,当然其中也相对存在着一些漏洞,无法保证其对医院财务管理是否带来一定风险。因此,这个问题还需医院财务管理进一步重视起来,充分考虑到医院未来发展,将风险预防工作做好,为医院健康发展带来良好动力。

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